医療機関の経営者や管理担当者にとって、棚卸作業は頭を悩ませる業務の一つです。
特に、多種多様な医療材料や医薬品を扱う医療機関では、正確な在庫管理が欠かせません。
しかし、手作業での棚卸は、時間と労力を要するだけでなく、人為的なミスも発生しやすいものです。
そこで本記事では、医療機関における棚卸作業の効率化について、基礎知識からシステム導入まで詳しく解説していきます。

□医療機関の棚卸しとは？目的と必要性

医療機関における棚卸の目的は、大きく分けて2つあります。

1: 売上原価の正確な算定

棚卸を行うことで、期末時点における在庫の数量と単価を把握することができます。
これにより、売上原価を正確に算定し、経営状況を把握することができます。
売上原価は、仕入れた医療材料や医薬品などの費用から、期末在庫の金額を差し引いたものです。
正確な売上原価を算定することで、利益率や収益性を正確に把握し、経営戦略を立てることができます。

2: 在庫管理による医療提供の安定化

棚卸を通して、医療材料や医薬品の在庫状況を常に把握することで、適切な発注や在庫管理を行うことができます。
これにより、必要な時に必要なだけ在庫を確保し、無駄な在庫を抱えたり、必要な時に不足したりするのを防ぐことができます。
医療現場では、患者さんの治療に必要不可欠な医療材料や医薬品の不足は、重大な問題につながります。
棚卸を通して安定的な在庫管理を実現することで、患者さんの治療を滞りなく行うことができます。

□医療機関の棚卸しを効率化する3つの方法

医療機関の棚卸作業を効率化するためには、さまざまな方法があります。
ここでは、代表的な3つの方法について、それぞれの特徴やメリット・デメリットを比較検討していきます。

1: 手書き管理表

手書き管理表は、最もシンプルな方法です。
棚卸作業では、在庫の品目や数量を手書きで管理表に記入していきます。
小規模な医療機関であれば、導入しやすい方法と言えるでしょう。
しかし、手書き管理表は、以下のようなデメリットがあります。

・人為的なミスが発生しやすい
・データの集計や分析が難しい
・情報の共有が難しい

2: Excel管理

Excel管理は、手書き管理表に比べて、データの集計や分析が容易になります。
Excelを用いることで、データの整理や分析が効率的に行えます。
しかし、Excel管理も、以下のような課題があります。

・人為的なミスが発生しやすい
・データの整合性確保が難しい
・複数人で共有する場合、データのバージョン管理が複雑になる

3: 在庫管理システム

在庫管理システムは、バーコードやQRコードを活用することで、スピーディな情報更新が可能になります。
これにより、正確な在庫管理、期限切れ防止、業務効率化を実現できます。
また、在庫管理システムは、以下のようなメリットがあります。

・人為的なミスを大幅に削減できる
・データのリアルタイム更新が可能
・在庫の可視化を実現
・期限切れ在庫の管理が容易
・発注業務の効率化

□まとめ

医療機関の棚卸作業は、売上原価の正確な算定と在庫管理による医療提供の安定化という重要な役割を担っています。
しかし、手作業での棚卸は、時間と労力を要するだけでなく、人為的なミスも発生しやすいものです。
そこで、医療機関の棚卸作業を効率化するためには、手書き管理表やExcel管理から、在庫管理システムへの移行を検討することが有効です。
在庫管理システムは、スピーディな情報更新、正確な在庫管理、期限切れ防止など、多くのメリットがあります。
医療機関の規模や業務内容に応じて、最適な方法を選択することで、棚卸作業の効率化を図り、より質の高い医療提供を実現することができます。